Solution Guide am Beispiel eines Finanz- und Versicherungsmaklers

Mit dem Solution Guide erhalten Sie die Anleitung zur kompletten Installation folgender Lösungskomponenten:

• die Software Produkte Omnipage Professional 16, PaperPort Professional 11 sowie der Scannertreiber für den Epson GT-2500 - Diese Lösung können Sie identisch mit den aktuellen Software Versionen OmniPage Professional 17 und PaperPort Professional 12 aufsetzen.
• die Umsetzung der Archivierungsstrukturen für das Maklerunternehmen „Arne Jenn Finanzkonzepte e.K.", die Sie als Beispielvorlage für gleichartige Kunden verwenden können.
• Scanner-Profilen und vollständige Workflows, mit denen ein Maklerunter-nehmen wie unser Referenzkunde die aufkommenden Dokumente archiviert und bearbeitet.

Darüber hinaus haben wir versucht, Ihnen weitere Empfehlungen und Tools zusammen zu stellen, die Ihnen bei der erfolgreichen Implementierung der SMB-Archivierung von Nuance Communications und Epson Deutschland helfen können. 

Sie finden auf dieser Webseite nur einen kurzen Ausschnitt des Solution-Guides. Über die Verlinkungen in der rechten Spalte können Sie sich das gesamte PDF-Dokument, die zugehörige Präsentation und weitere nützlcihe Hilfsmittel jederzeit herunterladen. Alle Dokumente sind auf Druckvariante über Laserdrucker optimiert.

• Solution-Guide
  (PDF-Format)
  
• Konzept der Lösung
  (PowerPoint-Präsentation)
  

IT-Struktur bei „Arne Jenn Finanzkonzepte e.K."
Aus der folgenden Schemazeichnung können Sie die Netzwerk- und Arbeitsplatz-struktur der Firma Arne Jenn Finanzkonzepte erkennen, auf deren Basis die Nuance/Epson SMB-Archivierung konzipiert wurde:

Aufbau der Datenstrukturen
Das wichtigste bei der Archivierungslösung von Nuance und Epson ist die individuelle Analyse der bisherigen Arbeitsweise des Anwenders. Verfechter von Branchenlösungen und angepassten Datenbankanwendungen werden gegen die PaperPort Software immer dahingehend argumentieren, dass Sie keine fertige Datenbankstruktur aufweist und dem Anwender keine benutzergeführten Masken zur Anlage der Archivierungsinformationen bietet. Von dem Standpunkt der spezialisierten Datenbankanwendung gesehen, ist dies auch richtig, aber darin liegt gerade der Vorteil der von Nuance und Epson konzipierten Lösung für kleine und mittlere Firmenkunden wie den Finanz- und Versicherungsmakler „Arne Jenn Finanzkonzepte e.K.":

Worin bestehen im Segment von Freiberuflern, Versicherungs- und Finanzmaklern die Hauptanforderungen an eine Dokumenten-Management und Archivierungslösung?

• Versicherungs- und Finanzberater sind überwiegend 1 - 3-Mann Unternehmen.
  
• Branchensoftware ist in der überwiegenden Mehrheit auf den Einzelplatz-Anwender, auch Einzelkämpfer genannt, ausgelegt.
  
• Hier entsteht bereits der Konflikt, denn auch die Berufsklientel unseres Referenzkunden versucht die Arbeitskraft ihrer Sekretärin oder der Mitarbeiter im Team optimal zu nutzen!
  
• Einzelplatz-Software und effiziente Teamarbeit stehen leider oft im technischen Widerspruch miteinander!
  
• „Easy-To-Use" - Kleine Unternehmen verfügen über keine IT- oder Windows-Administratoren.
  
• Klare aber flexible Strukturen in der Archivierung, die jederzeit mit einfachen Handgriffen erweiterbar bzw. anpassbar sein müssen
  
• Arbeiten wie in den alten „analogen" Zeiten aber jetzt digital!
  
• Der R.O.I. sollte in 3 bis 6 Monaten erreicht sein!

Gerade aus diesen Anforderungen erwachsen die Vorteile der PaperPort Software. Mit PaperPort erstellen Sie frei definierbare Strukturen, die jederzeit erweitert bzw. modifiziert werden können. Die Archivstruktur auf dem PaperPort Desktop entspricht 1:1 der Verzeichnisstruktur auf Ihrer Serverfestplatte und kann beliebige Datei- und Dokumentenformate beinhalten. Jedes Dokument wird über vom Anwender vergebene Schlüsselwörter bzw. die PaperPort All-in-One-Search Funktion indiziert und ist somit wieder auffindbar. Insbesondere diese „manuelle" Anlage der Strukturen entspricht in der Regel der bisherigen Arbeitsweise der überwiegenden Anzahl von kleinen und mittleren Unternehmen.

Bevor Sie also mit der Installation und der Schulung von Funktionalitäten beginnen, legen Sie Ihr Hauptaugenmerk auf die exakte Analyse der bisherigen Arbeitsweise im Anwendungsbereich. Bei unserem Referenzkunden, dem Finanz- und Versicherungsmakler „Arne Jenn Finanzkonzepte e.K." hat diese Analyse folgende Strukturdarstellung ergeben, die sich aus der bisherigen Arbeitsweise und der Aktenordnerstruktur seiner Mandanten aufbaut:

Ausschluss der Haftung
Beide Unternehmen schließen jegliche Haftungsansprüche in Bezug auf Nicht-Umsetzung, Machbarkeit der Lösung bei anderen Kunden aus, da die beschriebenen Arbeitsvorgänge und Softwarefunktionen ggf. von existierender Drittsoftware des Referenzkunden „Arne Jenn Finanzkonzepte e.K." abhängig ist.

Es gelten ansonsten die allgemeinen Lizenz- und Nutzerbedingungen der beteiligten Hersteller für Ihre jeweiligen Produkte.

Dieses Solution Guide bietet Ihnen als Anwender oder Fachhändler Hilfestellungen und Anregungen zur Umsetzung der beschriebenen Archivierungslösung für Freiberufler, kleine- und mittelständische Unternehmen und ähnliche Berufsbranchen, auf Basis der oben genannten Produkte, bzw. unter Umständen weiterer Business Scanner Modelle von Epson Deutschland. Die hier beschriebene Lösung erhebt keinen Anspruch auf Allgemeingültigkeit.

Urheberrecht
Dieses Dokument wurde in Zusammenarbeit zwischen Epson Deutschland und Nuance Communications Germany GmbH erstellt. Die Nutzung dieses Solution Guides durch die autorisierten Fachhändler von Epson Deutschland und Nuance Communications Germany ist für die Partner kostenlos und unbegrenzt anwendbar. Es ist allerdings den Nutzern des Solution Guides ausdrücklich untersagt dieses Dokument an Dritte Personen weiter zu veräußern. Bei Zuwiderhandlung gegen diese Klausel behalten sich beide Unternehmen weitere rechtliche Schritte gegen den Verursacher vor.